Es la primera etapa
de la capacitación y se refiere al diagnostico preliminar necesario. Para la
detección de las necesidades de capacitación se consideran tres niveles de
análisis.
Análisis
Organizacional: el sistema organizacional
El análisis
organizacional no solo se refiere al estudio de toda la empresa, es decir, su
misión, objetivos, recursos, competencias y su distribución para alcanzar los
objetivos, sino también al ambiente socioeconómico y tecnológico en el cual
está inserta. Este análisis ayuda determinar lo que se debe enseñar y aprender
en términos de un plan y establece la filosofía de la capacitación para toda la
empresa.
El análisis
organizacional “determina la importancia
que se dará a la capacitación”. En este sentido, el análisis organizacional
debe verificar todos los factores (como
planes, fuerza de trabajo, eficiencia organizacional, clima organizacional) que
inciden en sus costos y los beneficios esperados para alcanzar los objetivos de
la organización, y establecer así la política global relativa a la capacitación.
En el nivel
organizacional se presenta una dificultad no solo para identificar las
necesidades de capacitación, sino también para definir sus objetivos. A partir
de la premisa de que la capacitación es una respuesta estructurada a una
necesidad de conocimientos, habilidades o competencias, el éxito del programa
depende siempre de la forma de identificar la necesidad que debe satisfacerse.
Análisis de los
recursos humanos: el sistema de capacitación
El análisis de los
recursos humanos procura constatar si son suficientes en términos cuantitativos
y cualitativos, para cubrir las actividades presentes y futuras de la
organización. Se trata de un análisis de la fuerza de trabajo: es decir, el
funcionamiento de la organización supone que los empleados cuentan con las
habilidades, conocimientos y actitudes que desea la organización.
Análisis de las
operaciones y tareas: el sistema de adquisición de habilidades
Es el nivel de
enfoque más restringido para detectar las necesidades de capacitación; es
decir, el análisis se efectúa en el nivel de puesto y se sustenta en los
requisitos que exige a su ocupante. Mas allá de la organización y las personas,
la capacitación también debe considerar los puestos para los cuales las
personas deben capacitarse.
Una necesidad de
capacitación en el nivel del puesto es una discrepancia entre los requisitos
que el puesto exige y las habilidades que su ocupante tiene en ese momento.
Medios para detectar
las necesidades de capacitación
La detección de las
necesidades de capacitación es una forma de diagnostico que requiere sustentarse
en información pertinente. Gran parte de esta información se debe agrupar
sistemáticamente, mientras que otra esta disponible con los administradores de
línea. La determinación de las necesidades de capacitación es una responsabilidad de línea y una función de
staff; es decir, el administrador de líneas es el responsable de la percepción
de los problemas que provoca la falta de capacitación. Es el responsable de las
decisiones relativas a la capacitación, utilice o no los servicios de asesoría
que presentan los especialistas en capacitación.
Los medios
principales para detectar las necesidades de capacitación son:
1.
Evaluación del desempeño
2.
Observación
3.
Cuestionarios
4.
Solicitud de supervisores y
gerentes
5.
Entrevistas con supervisores
y gerentes
6.
Reuniones
interdepartamentales
7.
Examen de empleados
8.
Reorganización del trabajo
9.
Entrevista de salida
10.
Análisis de puesto y perfil
del puesto
11.
Informes periódicos
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